Die Geschäftskasse muss ordnungsgemäß geführt werden. Das heißt:

• Kasseneinnahmen und - ausgaben sowie der Kassenbestand sollen täglich festgehalten werden.
• Die Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass täglich der Sollbestand laut Kassenbuch mit dem tatsächlichen Kassenbestand übereinstimmt (Kassensturzfähigkeit).
• Geldverschiebungen zwischen verschiedenen Kassen oder der Bank (Geldtransite) sind buchmäßig festzuhalten, weil anderenfalls eine Abstimmung nicht möglich ist.
• Privatentnahmen und- einlagen aus und in der Kasse sind buchmäßig festzuhalten. Bei Privateinlagen wird bei Betriebsprüfungen regelmäßig nachgefragt, woher diese Einnahmen kommen und ob nicht etwa erklärte Einnahmen oder nur sog. „Luftbuchungen"dahinter stehen. Hinsichtlich der Privatentnahmen wird geprüft, ob diese ausreichen, den Lebensunterhalt der Steuerpflichtigen und ihrer Familie zu finanzieren.

Tatsächliche Fehler, die zu Zuschätzungen führen

• Führung einer rechnerischen Kasse, indem der Kassenbestand = Inhalt nicht täglich gezählt wird
• Nichterfassung von Einnahmen
• Nichterfassung von Ausgaben
• Nicht chronologisch fortlaufend geführtes Kassenbuch
• Keine Erstellung von Eigenbelegen für Privatentnahmen/-einlagen
• Nur summenmäßige tägliche Kassenbucheintragung ohne Einzelnachweis durch Registrierkassenstreife

Achtung:

• Eine Kasse ohne Differenzen gibt es nicht. Auffällig ist eine Kasse dann, wenn keine oder zu hohe Differenzen gefunden werden.
• Eine Kasse, die auch nur einen Tag im Minus ist, wird von der Finanzverwaltung als ordnungswidrig verworfen.

Formelle Fehler, die zu Zuschätzungen führen können, aber nicht müssen

• Nichteinhaltung der Ordnungsvorschriften
• Nichteinhaltung der Aufbewahrungsvorschriften
• Buchung der Tageseinnahmen ohne Beleg
• Keine gesonderte Aufzeichnung von Schecks
• Keine zeitnahe Eintragung im Kassenbuch
• Nicht zeitgerechte Buchung der Kasseneinlagen und-entnahmen

Grundsätzlich ist es Ihnen frei gestellt, ob Sie Ihre Einnahmen in einer offenen Ladenkasse, Registrierkasse oder einer EDV-gestützen Kasse erfassen. Forciert durch die Einführung des Euro haben in jüngster Zeit viele Unternehmerinnen auf moderne, PC-gestützte Kassen umgerüstet. Wie bei einem PC üblich und bei den heutigen Speicherkapazitäten auch unproblematisch möglich, speichern diese Kassen grundsätzlich jeden einzelnen Umsatz des Tages. Die Unternehmerin hat in der Regel auch noch im Nachhinein Zugriff auf alle getätigten Einzelumsätze der Kasse (sog. offenes System).

In der Gastronomie und bei Marktständen ist die Registrierkasse ein MUSS.

Verdorbene Ware, egal ob beim Markstand oder in einem Restaurant oder in einer Gaststätte sollte auf der Rückseite des Kassenberichtes vermerkt werden. In der Praxis ist das für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ratsam. Einige Unternehmen vermerken zudem täglich die Wetterverhältnisse.

Der tägliche Kassenbericht kann auch benutzt werden, um Geschenke an die Kunden und Personal aufzuzeigen. Besonders wichtig ist es in der Gastronomie, Freirunden usw. aufzuschreiben, um somit dem Finanzamt den tatsächlichen Verkauf von Getränken nachzuweisen.

Wichtig:

Die Eintragungen im Kassenbuch dürfen nachträglich nicht änderbar sein. Sollte Ihre Software das zulassen, kann allein dies Anlass durch das Finanzamt sein, die gesamte Kasse zu verwerfen und zu schätzen. 

Schließen Sie Probleme mit Ihrer EDV-geführten Kasse aus, können Sie sich das manuelle Erstellen der Kassenbücher sparen. Bei EDV-Regristrierkassen regen wir zwingend an, dass Sie zur Nachvollziehbarkeit Ihrer Kasse bei Inbetriebnahme das Einrichtungsprotokoll sowie Organisationsunterlagen erstellen bzw. durch Ihren Anbieter erstellen lassen. Neben Ihren Mitarbeitern wünscht spätestens das Finanzamt eine genaue Einweisung in die Technik der Kassenführung. Sie sind gut beraten, wenn Sie ein Testat zur Ordnungsgemäßheit der Kasse vorliegen haben.

Führt die Unternehmerin eine offene Ladenkasse, dienen Kassenberichte der rechnerischen Ermittlung der Tageseinnahmen. Liegt ein ordnungsgemäßer Kassenstreifen einer EDV-geführten Regristierkasse vor, ist dies nicht notwendig. 

Lässt Ihre EDV-geführte Kasse die Eingabe des ausgezählten Geldes nicht zu, haben Sie zwingend einen Kassenbericht zu führen. Wird der Kassenendbestand nur „berechnet", ist dies alleine ein Grund, Ihre Kasse zu verwerfen. Weisen Sie daher Ihre Mitarbeiter ausdrücklich an, die Kasse auszuzählen und legen Sie dazu Zählprotokolle bereit.

Führen Sie mit Ihrer elektronischen Kasse immer einen Kassenstock, sind Sie von der Führung eines Kassenberichtes nicht entbunden, da anderenfalls die Entnahmen und Einzahlungen auf Ihr Bankkonto nicht nachvollziehbar sind bzw. der Computerausdruck eine Kassenabschöpfung ausweist, die am Folgetag auf Ihrem geschäftlichen Bankkonto eingehen müsste.

Unter dem Z-Abschlag (Z-Bon) versteht man den Ausdruck des gesamten Tagesgeschäftes. Wird dieser Z-Abschlag abgefragt, wird zugleich der Tagesspeicher gelöscht. Alle anderen Speicher bleiben selbstverständlich bestehen und abrufbar. Die Z-Abschläge sind zwingend aufzubewahren, diese haben eine fortlaufende Nummer nebst Datum- und Uhrzeitenschlüssel zu enthalten. Die Z-Abfrage wird auch teilweise als Finanzbericht bezeichnet.

Bitte bedenken Sie, dass der Prüfer mit Vorliebe die fortlaufenden Nummerierungen, Datum, Uhrzeit, Umsatzzahlen, Stornierungen, Kassenfehlbeträge, Retouren und ggf. Eingabe des gezählten Kassenendbestandes überprüft.

Neben dem reinen Umsatz, lassen die Kassen natürlich auch Warengruppenberichte zu. Im Rahmen der Betriebsprüfung kommt dem Warengruppenbericht eine erhebliche Bedeutung zu, dies insbesondere zur Nachkalkulation, Schlüssigkeitsprüfung und Beweisvermutung der Buchführung.

Führen Sie gemischte Umsätze (7% / 19%), ist selbstverständlich eine getrennte Aufzeichnung und Auswertung durch das Kassengerät notwendig.

Grundsätzlich genügt es, wenn die Gesamtumsätze addiert in einer Summe aufgezeichnet werden und nicht je Geschäftsvorfall (Verkauf). Diese Ausnahme und Vereinfachungsregel gilt jedoch nicht für Bareinnahmen von:

• Hotel- und Beherbungsgewerbe (Übernachtungsumsätze)
• Autoreparaturwerkstätten
• Kundenspezifisch angefertigten Schmuckstücken
• Restaurants und Gaststätten in Bezug auf Rechnungen über Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Seminarveranstaltungen und Tagungen.

In diesen Fällen muss die Kasse auch den jeweiligen einzelnen Geschäftsvorfall ausweisen!

Bitte beachten Sie, dass die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre beträgt und Ihre Kassen zum Teil Thermopapier verwenden, dieses ist nur weit weniger als 1 Jahr lesbar! Insoweit haben Sie sicher zu stellen, dass gerade die Z-Abschläge ggf. kopiert und alle Belege für diese Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren lesbar bereitgehalten werden.

Muster eines ordnungsgemäßen Kassenberichts.

www.rlo-stb.de