Änderungen für Unternehmerinnen ab 1.1.2010

Ab dem 1.1.2010 ist ELENA für Unternehmerinnnen und Unternehmer Pflicht. D.h. sie sind verpflichtet, die Entgeltdaten ihrer Arbeitnehmer/innen an eine zentrale Speicherstelle zu melden. Ziel ist es, Arbeitgeber und Leistungsbehörden von der manuellen Erstellung und Bearbeitung der Nachweise zu entlasten.
Von der Umstellung betroffen sind zunächst fünf Bescheinigungen: drei, die für das Arbeitslosengeld I nötig sind, und die beiden Wohn- und Elterngeldbescheinigungen.
Diese fünf Papierdokumente entfallen von 2012 an, die Datenübermittlung erfolgt jedoch bereits von 2010 an elektronisch.

Neben den Entgeltdaten wie Versicherungsnummer, Name, Geburtsdatum, Adresse, Betriebsnummer, Gesamt-, Steuer- und Sozialversicherungsbrutto, Sozialabgaben, Steuern sowie steuerfreie Bezüge sind jedoch auch Daten nötig, die über die Lohnabrechnung hinausgehen. Dazu zählt beispielsweise bei Auszubildenden die Angabe über Beginn und voraussichtliches Ende der Ausbildung.
Vom 1. Juli 2010 an ist die/der Arbeitgeber/in bei Kündigungen sozialversicherungspflichtig Beschäftigter zudem verpflichtet, Einzelheiten zum Arbeitsverhältnis sowie zur Kündigung zu melden. Ein zusätzlicher großer Aufwand.

Änderungen für Beschäftigte ab 1.1.2012                                

Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen müssen sich mit Beginn des Jahres 2012 für die Beantragung von Sozialleistungen nicht mehr an die/den Arbeitgeber/in wenden, sondern können die notwendigen Daten durch die zuständigen Behörden direkt bei der zentralen Speicherstelle abrufen lassen. Jeder Mitarbeiter benötigt dann eine eigene Signaturkarte. Anschließend berechnen die Behörden auf Basis der abgerufenen Daten die Leistungen für die Mitarbeiter.

Zum papierfreien Bescheinigungswesen? 

ELENA wird die Arbeit in den Lohn- und Personalbüros jedes Unternehmens nachhaltig verändern. Zum einen benötigen die Lohnsachbearbeiter/innen deutlich mehr Informationen als bisher, zum anderen müssen Arbeitgeber/innen dokumentieren, dass sie die Meldungen übermittelt haben. Und anders als beim DEÜV-Verfahren, bei welchem die Meldungen anlassbezogen anfallen, sind die ELENA-Meldungen monatlich für alle Arbeitnehmer fällig.

Um den lückenlosen Übergang in das papierfreie Bescheinigungswesen zu gewährleisten, müssen Arbeitgeber/innen neben der elektronischen Meldung weiterhin bis Ende 2011 Bescheinigungen auch in Papierform ausstellen.

Weitere Infos im Internet: www.das-elena-verfahren.de

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat auf die Kritik an dem Datenerfassungs- und Datenvernetzungsprojekt ELENA (Elektronischer Entgeltnachweis) reagiert und angekündigt, das Verfahren in drei Punkten zu ändern.

Hierzu erklärte die Bundesministerin für Arbeit und Soziales, Ursula von der Leyen: „Ich nehme die Kritik an der Datenerfassung ernst. Das Verfahren wird an drei Punkten geändert:  Streikzeiten müssen nicht als solche erfasst werden, das wurde bereits im Verfahren berücksichtigt. Darüber hinaus soll der ELENA-Beirat, dem auch der Bundesbeauftragte für Datenschutz und Arbeitnehmervertreter angehören, auf seiner nächsten Sitzung im Januar noch einmal alle zu erhebenden Daten auf ihre zwingende Notwendigkeit hin überprüfen. Ich bin der Meinung, dass nur das absolute Minimum, nur die wirklich unerlässlichen Daten, erhoben werden sollen. Als dritten Schritt werde ich vorschlagen, dass Arbeitnehmervertretern noch in diesem Jahr ein im SGB IV gesetzlich verbrieftes Anhörungsrecht eingeräumt wird, wenn über den Inhalt der zu erhebenden Daten entschieden wird. Das schafft Transparenz und Vertrauen, die wir für diesen dringend notwendigen Schritt hin zu einer modernen zukunftsfähigen Verwaltung brauchen."