Vier Wochen vor dem Abreisetermin rief das Reisebüro an. Eine freundliche Frau smalltalkte in breitestem Ruhrpott-Slang. Ob es bei uns auch so regne, was die Gesundheit mache, ob die Geschäfte gut liefen und und und. Ich trommelte mit dem Bleistift. Sie holte weiter aus, was und welche Reise wir genau gebucht hatten, wann es los gehen sollte. Mein Bleistift hatte zu leiden. Denn ich ahnte, dass sie nicht im Sinn hatte, mit mir ein entspanntes Plauderstündchen zu halten. Was aber wollte sie mir sagen? Natürlich nichts Gutes. Die Reise sollte abgesagt werden, weil sich nicht genug Teilnehmer/innen gefunden hatten. Damit rückte sie aber erst nach langen fünf Minuten Drumherum-Redens heraus.

Das Wichtigste gehört an den Anfang

Nicht nur in der persönlichen Kommunikation, sondern auch in Texten gehört die Botschaft an den Anfang. Sagen Sie Ihren Leser/innen klar, worum es geht. Nicht: „Sehr geehrte Kundin, wie Sie wissen, gab es vor kurzem eine weltweite Grippewelle. Diese hat auch uns erfasst. 50 Prozent unserer Mitarbeiter/innen sind ausgefallen. Deshalb können wir Ihnen das gewünschte Produkt nicht wie verabredet liefern. Das ist erst am 15. Juni möglich". Sondern: „ Leider können wir Ihnen das gewünschte Produkt erst zum 15. Juni liefern. Der Grund: Die Hälfte unserer Mitarbeiter/innen ist an Grippe erkrankt."

Besonders bei schlechten Botschaften neigen wir dazu, lange auszuholen. Wir wollen dem Leser, der Leserin erläutern, warum es leider so und nicht anders kommen konnte. Deshalb fangen wir bei Adam und Eva an und entwickeln einen folgerichtigen Gedanken nach dem anderen. Erst am Ende steht dann das Ergebnis, denn dann kann es einfach nicht mehr anders. Was erreichen Sie damit? Dass Ihre Leser/innen direkt ans Ende des Textes springen, um zu schauen, um was es eigentlich geht. Kennen Sie nicht selbst auch die Situation, dass Sie Post vom Finanzamt bekommen und mit dem Lesen des Briefes auf der zweiten Seite beginnen? Dort steht nämlich, ob Sie Geld zurück bekommen oder bezahlen müssen.

Die Botschaft am Anfang schafft Orientierung

Sicher kommt man manchmal auch auf Umwegen ans Ziel. In Informationstexten jedoch, und dazu zählen Ihre Briefe, Flyer, Broschüren und Internettexte, gehört das Wichtigste an den Anfang. Legen Sie Ihre Botschaften fest und beginnen Sie damit die Texte.

Warum? Weil sich der Leser dann besser orientieren und den Rest des Textes besser auswerten kann. Das hat die Schreibforschung herausgefunden. Auch für Sie, die Schreiberin, wird es einfacher den Text zu verfassen.

Botschaft festlegen mit dem „Küchenzuruf"

Dieser genauso einfache wie geniale Tipp stammt von Henri Nannen, dem langjährigen Herausgeber des Magazins „Stern". Stellen Sie sich vor, Sie säßen schön gemütlich auf dem Sofa, ein leckeres Glas Wein, die Zeitung. Es duftet aus der Küche, denn Ihr Liebster bruzzelt Ihnen was Schönes. Wenn Sie etwas Interessantes lesen, dann haben Sie in der Regel nur einen oder zwei Sätze, die Sie in die Küche brüllen, oder? Das ist der so genannte Küchenzuruf. Er hilft Ihnen, Botschaften festzulegen. Wenn Sie nur einen oder zwei Sätze hätten, was sollte hängen bleiben?

Die W-Fragen beantworten

Wenn Sie die Kernaussage/ Botschaft festgelegt haben, können Sie die Fragen des Lesers beantworten:

• Wer macht etwas oder auch nicht?
• Was folgt daraus?
• Wann geschieht es?
• Wie lange dauert es?
• Wo passiert es?
• Weshalb ist das so?
• Woher wissen Sie das?

Das sind die die so genannten W-Fragen, an denen sich auch Journalisten orientieren, wenn sie Nachrichten oder Berichte schreiben.

Kundenorientiert schreiben

Sicher legen Sie bei Ihren Produkten und Dienstleistungen viel Wert auf Kundenorientierung. Mit klaren Botschaften am Anfang setzen Sie Kundenorientierung auch in Ihren Texten um.

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