1.    Bonität prüfen
Unternehmen sollten immer die Bonität von Stammkunden oder von Kunden mit großen Einzelaufträgen prüfen. Daten hierfür liefern Wirtschaftsauskunfteien wie Creditreform, Bürgel oder Dun & Bradstreet.

2.    Wichtiges klar regeln
Verträge und Auftragsbestätigungen sind wichtig. Sind Leistungen und Gegenleistungen sowie Termine klar geregelt, fällt es Unternehmen später leichter, Forderungen durchzusetzen. Schon vor der Auftragsannahme sollten Unternehmen prüfen, ob der Kunde tatsächlich wie angegeben firmiert. Spätestens für die Rechnung benötigen sie diese Angaben sowieso.

3.    Rechnung zügig stellen
Um rasch an ihr Geld zu kommen, sollten Unternehmen stets umgehend eine Rechnung stellen. Mit dem Anfang 2009 in Kraft getretenen Forderungssicherungsgesetz haben Unternehmen zudem das Recht, Abschlagszahlungen zu fordern - in Höhe des Wertzuwachses, den die erbrachte Leistung dem Kunden bringen.

4.    Check offener Posten
Durch  ein zeitnahes Verbuchen hat man eine aktuelle Offene-Posten-Buchführung. Damit stehen auch entsprechend aktuelle Auswertungen zu den offenen Posten zur Verfügung. Dies verschafft Unternehmern schnell und zuverlässig einen Überblick.

5.    Telefonisch nachfassen
Bleiben Rechnungen offen, sollte die Buchhaltung telefonisch beim Kunden nachfassen -  sobald die Forderung ein oder zwei Tage überfällig ist. Oft wird auf den Anruf hin schnell gezahlt.

6.    Richtig mahnen
Bleibt freundliches Nachfassen erfolglos, sollten Unternehmer konsequent mahnen - spätestens eine Woche nach Fälligkeit. Dies ist schon aus Beweisgründen wichtig - auch wenn Kunden grundsätzlich bereits am Tag nach Ablauf des Zahlungsziels oder nach Ende der 30-tägigen gesetzlichen Zahlungsfrist vom Zeitpunkt des Rechnungseingangs an automatisch in Verzug geraten. Von diesem Zeitpunkt an werden Verzugszinsen fällig: üblicherweise 8,12 Prozent oder bei Privatkunden 5,12 Prozent über dem Basiszinssatz. Zusätzlich lassen sich Mahnkosten geltend machen - fünf bis zehn Euro gelten als angemessen. Unternehmen sollten ihre Kunden auch darauf aufmerksam machen, dass der Vorgang nach Fristablauf einem Anwalt übergeben wird. Oft bleiben Mahnungen von Lieferanten einfach unbeachtet. Mehr Nachdruck haben die Schreiben oft, wenn sie von einem Anwalt kommen  oder auch vom Steuerberater oder einer Inkassogesellschaft.

7.    Gerichtliches Mahnverfahren
Unternehmen sollten das gerichtliche Mahnverfahren anstoßen, wenn zu befürchten ist, dass der Kunde die Forderung nicht bezahlen kann. Nach dem Mahnbescheid und dem Ablauf einer bestimmten Frist lässt sich dann ein Vollsteckungsbescheid beantragen und damit - falls der Kunde keinen Einspruch einlegt - auch die Zwangsvollstreckung einleiten. Unternehmer sollten für das gerichtliche Mahnverfahren einen Anwalt aufsuchen: Schon, weil die Mahnbescheidanträge oft falsch ausgefüllt werden, aber auch, um später kurzfristig Anträge begründen zu können und das Verfahren zu führen.

8.    Gerichtliches Klageverfahren
Zum gerichtlichen Klageverfahren kommt es, wenn der Kunde während des gerichtlichen Mahnverfahrens Einspruch einlegt, nicht auf die Mahnung des Anwalts reagiert oder ihr widerspricht. Vor einer Klage sollten Unternehmen ihre Erfolgaussichten prüfen. Hierfür sind schriftliche Verträge oder Auftragsbestätigungen hilfreich.

9.    Forderungsausfälle beziffern
Die Kosten durch verzögert ausgestellte Rechnungen und verschleppte Mahnungen lassen sich beziffern. Ihr Steuerberater kann errechnen, wie viel zusätzlichen Umsatz Sie machen müssen, um einen Forderungsausfall zu kompensieren. Sind Unternehmen gar gezwungen, ihre ausstehenden Forderungen selbst mit Krediten auszugleichen, wird es für sie richtig teuer. Schlimmstenfalls droht die Insolvenz.

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